26 octobre 2008
Qu'est-ce que l'événementiel ?
Tout ce qui touche à la création, la gestion, l’organisation et la promotion d’événements est communément synthétisé en un seul mot : l’événementiel.
Quel est le point commun entre le Tour de France, un salon de l’automobile et une conférence sur les changements climatiques…?
Ce sont tous les trois des événements.
Certes très différents :
• le premier est sportif, dure trois semaines, parcourt plus de 3000 kilomètres sur tout le territoire français et se finance surtout par les droits de télévision et le sponsoring ;
• le second est commercial, dure trois jours dans un hall d’exposition, reçoit la visite de 20000 personnes et se finance par des subventions publiques, les recettes de la vente des stands aux exposants et les recettes des entrées visiteurs ;
• le troisième est culturel, dure trois heures dans un amphithéâtre, accueille 300 participants dont les droits d’entrée financent la location de la salle et l’intervenant.
Bien que caricaturés, ces trois exemples montrent l’extrême diversité des manifestations qu’il est possible d’organiser, en fonction de plusieurs facteurs :
• Le lieu de l’événement qui peut être privé ou public, qui peut être destiné ou non au type d’événement organisé,qui peut être couvert (sans contraintes météo) ou bien en plein air, ou encore très localisé ou bien géographiquement étalé ;
• La durée de l’événement : de quelques heures pendant lesquelles aucun repas n’est à fournir… à quelques jours pour lesquels des contraintes logistiques apparaissent (logement,transport…) ;
• Le contenu de l’événement : culturel (expositions photos,conférences,concerts de musique…) où le public est uniquement spectateur, sportif (tournois de tennis ou de foot,cross des écoles,raid aventure…) où se côtoient deux types de public, ou encore commercial (braderies de rue, foire champêtre, journée portes ouvertes d’entreprises…).
Cependant, malgré cette diversité, au final moins importante qu’il n’y paraît, l’organisation d’événements s’inscrit dans un cadre légal et normatif strict et s’appuie sur deux concepts communs :
• la gestion budgétaire
• la planification des tâches
La notion d’événement réside en deux aspects :
• il est plutôt ponctuel (une conférence dure deux heures, une braderie dure une journée, une course d’orientation dure un week-end…). Contre-exemples : le tournoi Roland-Garros dure deux semaines, le Tour de France dure trois semaines… ;
• il rassemble une grande quantité de personnes (spectateurs, exposants, encadrement, bénévoles…).
Ces deux paramètres impliquent de fait une série de contraintes propres à l’organisation d’événements :
• une parfaite maîtrise du contenu et du temps ; aucun droit à l’erreur n’est permis car souvent l’événement est unique (au moins pour l’année en cours) ;
• la gestion des risques (incendie, panique, hygiène…) liés à la sécurité des personnes (public nombreux) et des biens (installations temporaires).
Les moyens en matériel, en publicité, en locaux, en sécurité, etc, coûtent et imposent une gestion budgétaire rigoureuse quand elle n’est pas inenvisageable.
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